Gestionar una pyme no es tarea fácil. Con el paso del tiempo, las operaciones se vuelven más complejas. La gestión de inventario, las ventas, la contabilidad, los recursos humanos y otros procesos requieren herramientas que permitan mantener todo bajo control.
Llegado el momento, muchas pymes se preguntan si ha llegado la hora de implementar un ERP. Uno de los más conocidos en el entorno empresarial es Business Central, una solución desarrollada por Microsoft muy extendida en el ámbito empresarial.
Cómo saber si tu pyme necesita un ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que permite integrar en una sola plataforma muchos de los procesos fundamentales de una empresa. Sin embargo, no todas las pymes necesitan uno desde el primer día. Para saber si tu empresa está en un punto en el que necesita irremediablemente implementar un ERP, comprueba si están sucediendo algunas de estas cosas:
Tienes demasiadas herramientas desconectadas
Si usas un programa para la contabilidad, otro para la gestión de ventas, hojas de cálculo para el inventario y correos electrónicos para el seguimiento de pedidos, probablemente estés perdiendo tiempo y aumentando el riesgo de errores.
La falta de integración entre sistemas puede dificultar el acceso a la información y hacer que los procesos sean más lentos.
Cuesta obtener información clara y actualizada
En muchos casos, cuando se necesita un informe sobre ventas, gastos o stock, hay que reunir datos de distintos sistemas y combinarlos manualmente.
sto retrasa la toma de decisiones y puede generar confusión. Si la información clave de tu empresa no está centralizada ni es accesible en tiempo real, puede que un ERP sea la solución.
Se cometen errores con frecuencia
Duplicidad de datos, pedidos mal gestionados, errores en facturas o pérdidas de stock pueden ser señales de que los procesos internos no están bien coordinados.
Cuando una empresa empieza a crecer, estos fallos se multiplican si no se cuenta con una estructura sólida de gestión.
El crecimiento está limitado por los sistemas actuales
Algunas empresas llegan a un punto en el que sus herramientas actuales no les permiten avanzar. Ya sea por limitaciones técnicas, falta de funcionalidades o problemas de escalabilidad, un sistema obsoleto puede frenar el desarrollo del negocio.
Falta control sobre algunas áreas del negocio
Es habitual que los responsables de una pyme tengan una buena visión de algunas áreas (como las ventas) pero no tanto de otras (como los costes o la tesorería).
Si no puedes tener una visión completa y precisa de tu empresa, puede que un ERP sea lo que necesitas para mejorar el control y la planificación.
Qué ofrece Business Central
Dynamics 365 Business Central es un ERP diseñado por Microsoft especialmente para pequeñas y medianas empresas. Está basado en la nube, aunque también ofrece versiones locales, y permite integrar en una sola plataforma múltiples funciones clave del negocio. Principalmente, ofrece un impulso en estos aspectos:
Integración de áreas
Una de las ventajas de Business Central es que reúne en una misma herramienta la contabilidad, la gestión de compras, ventas, inventario, proyectos, recursos humanos y servicio al cliente. Esto evita el uso de múltiples aplicaciones y mejora la comunicación entre departamentos.
Acceso en tiempo real
Al estar basado en la nube, permite acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que se tenga conexión a internet. Esto facilita el teletrabajo y mejora la capacidad de respuesta ante situaciones imprevistas.
Automatización de procesos
Business Central permite automatizar tareas repetitivas, como el registro de facturas, la generación de informes financieros o la actualización del inventario. Esto reduce errores y libera tiempo para que el personal se dedique a tareas de mayor valor.
Escalabilidad
Es una solución flexible que puede adaptarse al crecimiento de la empresa. Se pueden añadir nuevos usuarios, funcionalidades o módulos según las necesidades del negocio. Además, al formar parte del ecosistema de Microsoft, se integra fácilmente con otras herramientas como Outlook, Excel o Power BI.
Informes y análisis
Business Central incluye herramientas de análisis que permiten generar informes detallados sobre la actividad de la empresa. Estos informes pueden personalizarse y ayudan a tomar decisiones basadas en datos reales, no en predicciones.
Cumplimiento normativo
La herramienta ayuda a cumplir con normativas contables y fiscales, ya que se actualiza de forma periódica para adaptarse a los cambios legislativos. Esto aporta tranquilidad y reduce riesgos en el ámbito financiero.
Cómo implementar Business Central en tu empresa
Aunque Business Central es una solución pensada para facilitar la gestión empresarial, su implementación debe correr a cargo de un equipo profesional con experiencia en la integración de ERPs, ya que se necesitan adaptar los procesos de la empresa y formar al equipo para que el sistema se aproveche al máximo.
Cada empresa es distinta. Lo que funciona en una puede no ser adecuado para otra, por lo que el análisis de las necesidades de la empresa antes de proceder a la implementación es vital para adecuar el ERP al funcionamiento de la compañía. Un equipo especializado en Business Central sabe cómo adaptar el sistema a las necesidades específicas de cada cliente. Esto incluye el análisis de procesos, la configuración de la herramienta, la migración de datos, la formación del personal y el soporte continuo.
Por su bagaje en la integración de ERPs en todo tipo de empresas, la compañía que se ha convertido en referencia en este ámbito en los principales núcleos empresariales del país como Barcelona es EKAMAT, que acumula más de 45 años de experiencia desarrollando e implantando ERPs a todo tipo de empresas y negocios, siendo de los equipos expertos en softwares de gestión más especializados.Además, un equipo curtido es capaz de detectar puntos de mejora en la gestión actual de la empresa y proponer soluciones concretas que vayan más allá de lo técnico, lo que acaba acelerando la implantación.