Cuando tu empresa pone a tu disposición un vehículo de empresa es normal que surjan muchas dudas con respecto a qué puedes hacer con él, qué no puedes hacer con él y, sobre todo, qué ocurre en determinadas ocasiones en las que se incluye realizar algún ingreso, como gasolina, algún gasto de taller u otras cuestiones, como la duplicidad de llaves. Si es tu caso, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre cuáles son los derechos y las obligaciones de un trabajador cuando dispone de un coche de empresa y lo utiliza, sobre todo de forma regular.
¿Quién puede utilizar el coche de la empresa?
La empresa puede prestar el coche de empresa a cualquier empleado que lo requiera siempre y cuando lo necesite para realizar algún trámite o acción desarrollada con sus funciones dentro de la propia empresa. Por ejemplo, si el trabajador tiene que realizar un viaje de negocios o acercarse a la localización de un cliente para realizar una venta, o si tiene que conducir hasta una feria o evento para poder asistir o dar una conferencia, etcétera. Es decir, todo trabajador puede utilizar el coche de empresa siempre y cuando la empresa lo autorice.
También hay que tener en cuenta que cuando una empresa presta el vehículo de empresa a un trabajador es para que este realice, por norma general, sus trayectos dentro de la jornada laboral. Hay excepciones, por supuesto, por ejemplo en el supuesto caso de que el trabajador viva en otra comunidad autónoma pero a la empresa le interese mantenerlo, en cuyo caso el coche de empresa también incluirá los trayectos fuera de la jornada laboral para ir a trabajar o volver a casa.
Asimismo, estos coches no tienen por qué prestarse siempre al mismo trabajador ni tienen por qué ser siempre el mismo, por norma general las empresas disponen de una flota de coches, en función de su tamaño como empresa, y los trabajadores tienen acceso a esos coches cuando los necesiten. Así pues, y en conclusión, los coches de empresa están disponibles para todos los trabajadores que lo necesiten, lo soliciten y su solicitud sea aprobada, y normalmente esta lo será únicamente si la necesidad del coche de empresa es a raíz de una necesidad de la propia empresa, ya que no sería justo exigirle al trabajador hacer desgaste de su propio vehículo y un gasto en gasolina por realizar acciones que benefician a la empresa y que, de hecho, están relacionadas con su puesto de trabajo.
¿Quién corre con los gastos del coche de la empresa?
Depende del tipo de contrato o trato que tenga la empresa con el trabajador. Por norma general, los gastos que se realizan del coche durante la jornada laboral corren a cargo de la empresa, pero los gastos que se realizan fuera de la jornada laboral, si tenemos en cuenta que se trata de un coche que el trabajador utiliza también como vehículo personal, corren a cargo del propio trabajador. También existe la posibilidad de que, aun fuera de la jornada laboral, los gastos del vehículo corran a cargo de la empresa, en cuyo caso es muy probable que el trabajador perciba parte del salario en especie al estar utilizando el vehículo de empresa para uso personal sin correr con esos gastos.
Asimismo, también depende del tipo de gasto del que estemos hablando. Por ejemplo, una pregunta que puede resultar recurrente es quién pagaría la duplicidad de llaves en caso de que se pierdan las llaves del coche y no se disponga de la copia original. Por norma general las empresas deben contar con una copia de seguridad en todo momento, pero si sucede cualquier tipo de accidente o esa copia también se pierde, será necesario contar con una nueva llave. Esto también se aborda de forma diferente según las políticas de la empresa y del trato que esta tenga con el propio trabajador. Por ejemplo, si las llaves se pierden durante el uso personal del vehículo, es posible que la empresa exija que el trabajador abone la cantidad correspondiente para realizar la copia, aunque por seguridad no es probable que también le exijan realizar la copia a él.
En https://www.carkeysystem.com/copias-de-llaves-de-coche/ podrás encontrar más información con respecto a todo lo relativo a la duplicidad de llaves, cuánto puede costar, el tiempo estimado en el que podrás disponer de la nueva llave, etc. Pero en lo que respecta a quién debe pagarla, es algo que deberás gestionar de forma personal con tu empresa porque depende de las circunstancias y de la responsabilidad que se tenga en una situación de ese tipo.
¿El vehículo de empresa puede utilizarse para asuntos particulares?
La respuesta es sí pero, como de costumbre, depende de muchos factores. Hay empresas que cuentan con una flota de coches únicamente para uso puntual y normalmente no permiten que sus trabajadores utilicen esos vehículos para uso personal, ya que el motivo de la contratación de dichos coches es utilizarlos para desplazamientos exclusivamente relacionados con el trabajo. Sin embargo, sí pueden darse otras circunstancias en otras empresas en las que se cuente con un trabajador que deba viajar mucho y se pone un coche a su disposición. En este caso, el trabajador llegaría a un trato con la propia empresa para poder utilizar el coche fuera de la jornada laboral, y también podría llegarse a un acuerdo en lo que respecta al salario en especie.
Pongamos por ejemplo un visitador médico. Los visitadores médicos necesitan desplazarse durante toda su jornada laboral y en muchas ocasiones salir fuera de su provincia, llegando a pasar la noche fuera para visitar más de un centro fuera de su localidad. En estos casos es lógico que el coche de empresa esté a su entera disposición durante las 24 horas del día, y no se relacionan todas las acciones con el trabajo. Es decir: sí, el coche de empresas puede utilizarse para asuntos particulares, pero es preciso que la empresa esté al tanto y haya un acuerdo previo que así lo indique.
¿Quién paga las multas de los coches de empresa?
Depende del tipo de multa. Si la multa viene dada por un problema de conducción o de mal aparcamiento, se entiende que ha sido una irresponsabilidad por parte del trabajador, ya que la multa ha sido a una acción perpetrada por él, de modo que ese tipo de multas debe abonarlas el trabajador. No obstante, las multas relacionadas con el estado del vehículo o cualquier aspecto a nivel de legalidad del mismo, como no haber pasado la ITV o tener algún desperfecto que conlleve una multa, deberá pagarlo la empresa. Esto se debe a que las primeras multas no son responsabilidad de la empresa, aunque el vehículo sea suyo, en tanto que las segundas sí, pues todo lo relativo al mantenimiento debe correr a su cuenta.