¿Siempre tienes problemas de tiempo y crees que no puedes llegar a todo? Probablemente lo que te suceda es que no sabes organizarte bien. No te preocupes porque a continuación te presentamos los mejores trucos y recomendaciones para organizar la agenda de trabajo de manera eficiente. Sigue leyendo para encontrar los mejores trucos para organizar la agenda de trabajo de forma eficaz.
Utiliza diferentes colores
Lo primero que recomiendan los expertos para organizar bien una agenda de trabajo es escoger diferentes tipos de bolígrafos. Por ejemplo, puedes usar el boli rojo para las reuniones, el bolígrafo azul para las tareas, el boli verde para lo más importante que no debes olvidar, el subrayador amarillo para indicar las vacaciones, etc. De esta forma podrás ver todas las cosas más importantes que tienes que hacer cada semana en una sola mirada y te será mucho más sencillo organizarte sin tener que estar leyendo cada cosa de nuevo. Al mismo tiempo te recomendamos anotar las tareas de forma concreta con palabras que entiendas y recuerdes para no encontrarte de repente con un montón de cosas anotadas que no entiendes bien que significan.
No te olvides de los post-its
Por otro lado te recomendamos que te acostumbres a usar post-its o pegatinas similares para las notas y tareas más importantes. Existen post-its de formas, los post-its tradicionales en amarillo u en colores, pegatinas identificadoras, etc. Escoge la alternativa que mejor se adapte a lo que necesitas y utilízala de forma inteligente para recordar mejor todas tus tareas y aprender a organizar mucho mejor tu tiempo.
Aprovecha los listados mensuales
A la hora de escoger tu agenda te recomendamos los modelos como los de weareuo.com que incorporan calendarios mensuales. Estas agendas con listados mes a mes son una gran opción porque cuentan con diferentes zonas en las que puedes revisar los listados de todos los meses. Vas a poder utilizar estas agendas para apuntar todo lo que tengas que hacer, las tareas, las reuniones y los eventos más importantes a los que tengas que acudir. De esta forma al empezar cada mes tendrás claro cuáles son los eventos clave que marcarán tu agenda y las actividades a las que deberás dedicar toda tu atención durante esa etapa laboral. Además de los listados mensuales algunas agendas incorporan también horarios semanales que te permitirán organizarte cada una de las semanas del mes por separado para conseguir todos tus objetivos. Revisa bien estas agendas y no te olvides de aplicar el truco de usar diferentes bolígrafos para anotar las diferentes tareas y eventos y poder comprenderlas todas con un simple golpe de vista.
Organiza tus tareas por orden de importancia
También nos parece fundamental el aprender a organizar las tareas por orden de importancia o de preferencia cada día en tu agenda para poder ir terminándolas poco a poco y dejar de procrastinar. Todas las tareas del día no tienen la misma importancia, así que es clave hacer siempre las más relevantes primero o al menos dejarlas para esos momentos del día en los que sabes que siempre vas a rendir más. En tu agenda de trabajo anota siempre primero lo más importante: los documentos que tengas que entregar ese día, las tareas que requieran de mayor esfuerzo, etc. Cuando ya hayas terminado las tareas más importantes podrás dedicarte a otras menos relevantes. Nunca taches las tareas hasta que no estén completamente hechas o terminarás perdiendo tiempo y tu productividad podría descender.
Agrupa las tareas
Por último también es fundamental el aprender a agrupar las tareas. La mejor forma de organizar una agenda laboral pasa por agrupar tareas parecidas, con las que se busque conseguir objetivos parecidos o que vayan a suponerte un desarrollo similar. De esta manera tu concentración mejorará pero al mismo tiempo deberías tener cuidado con no caer en realizar demasiadas actividades a la vez y preparar una agenda multitarea. Ves de una en una pero aprovecha para optimizar siempre las que puedas hacer en conjunto.