Antiguamente en una empresa la agenda de mano era una de las herramientas imprescindibles donde se apuntaba absolutamente todo, algo que, si no se llevaba con un control exhaustivo, podría repercutir en la calidad del servicio que se prestaba y en la productividad de la empresa ya que se perdía mucho más tiempo del necesario en este proceso.
Con las nuevas tecnologías nos encontramos con los softwares de gestión para empresas que hacen que estas tareas se vuelvan mucho más sencillas y llevaderas, pudiendo organizar mejor toda la contabilidad de tu negocio desde una misma herramienta. En esta guía te iremos desgranando aquellos consejos que te ayudarán a saber qué valorar a la hora de elegir un software de gestión.
Consejos para la elección de un software de gestión de proyectos
La organización del tiempo es esencial en una empresa, y esta diferencia es lo que puede hacer que un proyecto triunfe o todo lo contrario, que pueda llegar a complicarse en sobremanera que no consiga los resultados esperados. Con un software de gestión de proyectos vas a poder tener todas las herramientas a tu alcance para no solo organizarte a ti, sino también a todos los empleados que se encuentran dentro del grupo de trabajo.
Uno de los primeros consejos que te vamos a dar respecto a este programa es que se pueda apuntar diferentes tareas o hitos. Esto es esencial porque podrás visualizar de manera sencilla los pasos o tareas que se deben de realizar hasta la consecución del mismo, pero además de esto, se deberá de encontrar entre sus funciones la asignación de cada hito a cada persona. Por ejemplo, si estás en una fase del proyecto en el que trabajan diez personas, cada una de ella podrá visualizar la tarea que se le ha impuesto, de esta manera tendrá conocimiento en todo momento de lo que tiene que hacer.
Por otro lado, también conviene que el software de gestión de proyectos para la empresa pueda notificarte cuando alguien ha realizado correctamente la tarea y ha sido enviada, de esta manera no tendrás que estar constantemente entrando en la herramienta para comprobar, o preguntando a cada uno de los empleados, pudiendo ahorrar este tiempo para estar pendiente a tus propias tareas.
Información de los plazos y del presupuesto
Uno de los datos que más se suelen dejar de lado, pero que es muy importante es el del presupuesto. Muchas empresas quieren realizar un proyecto, pero no tienen un registro ni de los ingresos que están haciendo ni tampoco de lo que gastan para realizarlo, por lo que cuando van por la mitad se dan cuenta que no han hecho las cuentas correctamente y que no tienen dinero para seguir o simplemente que el proyecto no es todo lo rentable que ellos preveían.
Si tienes un registro donde comprobar los plazos de tu proyecto, como también el tiempo invertido, los gastos y los ingresos que vas a ir realizando, podrás ver si habrá dificultades desde un primer momento, convirtiéndose en un requisito indispensable cuando vas a elegir un software de gestión. También con la posibilidad de saber el presupuesto que necesitas, podrás conocer antes de tiempo la factura que deberás de realizar al cliente, para que tengas todo mucho más controlado.
Si este proyecto es muy similar a otros que tienes pensado realizar en un futuro próximo, quizás te conviene crear una plantilla de todo lo que llevas realizado. A veces esto es lo que hace perder el tiempo, cuando puedes reutilizar otros modelos anteriores para adaptarlo al nuevo que tienes entre manos. Todo esto lo que consigue es que ahorres y rentabilices tu tiempo para que puedas invertirlo en otras tareas de tu proyecto o en cuestiones relacionadas con la empresa.