Para que una empresa pueda seguir adelante y tener posibilidades de futuro es necesario que apueste por la digitalización. Y aquí es cuando entra en juego la protección de datos. El objetivo es garantizar que los datos privados están a buen recaudo y que no van a llegar a terceras personas. Y aquí es cuando nos surge la duda ¿es necesario contratar a una empresa de protección de datos?
Con la ayuda de Garanley Abogados vamos a dar respuesta a esa pregunta para que puedas ver si realmente tienes que contratar los servicios de una empresa profesional o no. Y es que como puedes imaginar, contratar sus servicios va acompañado de un gasto extra y no siempre se puede hacer frente al mismo.
¿Qué es la protección de datos?
La protección de datos implica implementar medidas y tomar acciones para garantizar que los datos personales se manejen de manera adecuada, segura y conforme a la legislación vigente. Los datos personales incluyen cualquier información que permita identificar a una persona física. Entonces, surge la duda de si es necesario contratar una empresa especializada en protección de datos.
Para ayudarte, con la ayuda de los abogados vamos a intentar dar respuesta a esa pregunta y así te será más fácil saber si realmente debes o no contratar sus servicios.
¿Qué obligaciones tiene la empresa con los datos?
Para saber si realmente debes contratar los servicios de ese tipo de empresas, en primer lugar deberás conocer las obligaciones que tienes con los datos como empresa.
Debe saber que la empresa tiene la obligación de proteger los datos personales tanto si está en modo digital o no. El objetivo es que siempre pueda garantizar la confidencialidad y así los clientes puedan mantener su privacidad a salvo.
Los datos que recoge la empresa solo pueden usarse por las personas autorizadas, es decir, no pueden tener acceso a esos datos terceras personas que no están autorizadas. De igual manera, esos datos solo pueden ser usados para los fines que fueron recogidos, es decir, no se pueden usar para otros fines.
Los datos adquiridos no deben quedarse parados, siempre deberán estar actualizados para que puedan tener valor. En caso de error, el mismo deberá ser corregido lo antes posible. El objetivo es obtener datos exactos para sacarles el máximo provecho.
Los datos no deben conservarse de por vida, la empresa solo tendrá que conservarlos durante el tiempo estipulado por ley.
¿Pasa algo si no se dispone de protección de datos?
La ley es muy exigente. Eso significa que la empresa que no tiene protección de datos puede verse sometida a fuertes sanciones económicas. La privacidad es muy importante, por lo que todas las empresas deben proteger lo mejor posible los datos de sus clientes.
Pero la protección de datos no solo se debe cumplir para evitar la pérdida o robo de los datos, también para evitar que la reputación de la empresa se pueda ver afectada. Cuando una persona deja sus datos siempre lo hace buscando seguridad. Si una empresa no ofrece seguridad, entonces los datos no serán cedidos en la gran mayoría de ocasiones.
¿Cómo se puede cumplir con la protección de datos?
Antes de comenzar a dar una serie de pasos es importante tener claro qué tipo de datos vamos a proteger. Los datos pueden ser básicos o sensibles. Si son sensibles, la protección deberá ser todavía mayor. Como comentan los abogados, a mayor sensibilidad de los datos, mayor deberá ser el nivel de protección.
- Tratamiento: el primer paso que hay que realizar es definir el tipo de tratamiento que hay que dar a los datos que se están guardando. No es lo mismo realizar un tratamiento de gestión de cliente que de marketing. Dependiendo de la finalidad de los datos las medidas de protección deberán ser unas u otras.
- Medidas de seguridad: es importante asegurar los datos para que terceros no puedan acceder a los mismos. Siempre se debe optar por medidas de última generación como sistemas de cifrado, protocolos de acceso o medidas organizativas entre otras.
- Delegación: no todas las empresas pueden gestionar esos datos por sí solas. En ese caso lo mejor que se puede hacer es delegar en una empresa profesional. Si decides no contratar a una empresa y quieres gestionarlo tú mismo, es importante contratar a un Delegado de Protección de Datos. Su objetivo será supervisar y garantizar que el cumplimiento de datos se está cumpliendo correctamente.
- Cesión: en ocasiones tendrás que ceder algunos datos. No lo hagas a la ligera, siempre deberás hacerlo una vez que sepas que el tercero cumple la normativa.
- Consentimiento: antes de tratar los datos siempre deberás obtener el consentimiento. El objetivo es poder hacer todo de la manera más transparente posible.
- Auditorías: para evitar problemas legales, el uso de auditorías puede ser muy interesante. Así te aseguras de que cumples con la normativa y en consecuencia no vas a recibir multas.
¿Debo contratar a una empresa profesional?
No es obligatorio este tipo de contratación, siempre y cuando se cumpla la ley de protección de datos. Pero como nos comentan los abogados, para evitar no cumplirla lo más recomendable suele ser contratar sus servicios.
En muchas ocasiones la ley es más compleja de lo que puede parecer en un primer momento. Eso significa que no siempre es fácil hacer las cosas bien. En cambio, con la ayuda de una empresa profesional se puede tener la certeza de que la experiencia será muy buena y en consecuencia no te tendrás que preocupar de nada. Ellos se encargarán de todas las medidas de seguridad.